Договор поставки: как правильно составить и защитить свои права

Договор поставки: как правильно составить и защитить свои права

Договор поставки является самым распространенным видом договора. Практически все компании его заключают. Несмотря на это процесс заключения у всех организован по-разному, впрочем, также разнятся и формулировки. Из-за этого, как правило, возникают различные вопросы и проблемы, влекущие разночтения в судебной практике между контрагентами и даже влияют на уплату налогов по сделке. Давайте рассмотрим на примерах как правильно организовать процесс работы по договору поставки.

Ведь нам кажется – главное, все привезти вовремя, в целости и то, что хочется Заказчику. Но Заказчик, может по уверенности в том, что Вы изучите все его пожелания, оформленные буквой закона (Договора), а может прекрасно понимая, где загвоздка, доставить нам на самом деле много хлопот, а не радость от реализации соглашений.

В договоре поставки необходимо отразить существенные условия

Если договор соответствует критериям, выдвигаемым статьей 506 Гражданского кодекса, значит это договор поставки. Для того чтобы наш договор был правильно квалифицирован судом, в нем обязательно отражаются существенные условия. При их отсутствии договор считается не заключенным и квалифицируется как разовые сделки купли-продажи. Никакие другие условия, согласованные с контрагентом: ответственность сторон, передача тары, маркировка товара, мы ему уже предъявить не сможем. Просто получим денежные средства и в лучшем случае компенсацию по статье 395 Гражданского кодекса.

Прежде всего, существенные условия — это наименование товара и его количество, так называемый предмет договора. Мы бы рекомендовали написать общее название того, что вы поставляете. Например, стройматериалы, детская одежда. А ассортимент согласовывать в заявках, спецификациях или приложениях к договору.

Второе условие – количество товара. В принципе, судебная практика позволяет вообще избегать конкретизации количества в предмете договора. Если у вас сложившиеся отношения с партнерами, то можно прописать, например, 100 единиц в декаду. Этого будет достаточно. Лучше в договоре согласовать форму, по которой будет осуществляться поставка. Это опять–таки могут быть в заявки, спецификации. Не рекомендуем указывать в договоре, что согласование происходит по телефонному звонку. Необходимо четко прописать в течение какого времени должна быть произведена поставка после получения согласованной формы заявки. Если вы пользуетесь каналами электронной связи или факсовой, то лучше в договоре указать, что вы придаете им юридическую силу. Без этого указания в суде, если вы не заручитесь оригиналами, доказать, что вы заказали именно такой комплект товара будет трудно.

Также существенным условием считается срок поставки. Судебная практика идет разными путями. Один позволяет сказать, что если срок не указан, то у нас есть общие понятия о разумности срока в статье 314 Гражданского кодекса. Но это не всегда бывает выгодно, поэтому рекомендуем все-таки ставить временные рамки. Если же у вас есть четкие условия по срокам, и вы точно знаете, что товар будет востребован до 10 числа каждого месяца, то это обязательно прописывается в договоре.

Можем порекомендовать закрепить ответственность в договоре за не отправку заявки, спецификации или приложения.

В накладной делается ссылка на договор

Всем известно, что на практике чаще всего товар отгружается по устным договоренностям или по накладной (товарной накладной). Поэтому ее оформлению необходимо уделить много внимания. По сути, если вы не делаете заявку, то накладная единственный документ, который подтверждает, что между сторонами были конкретные договоренности о количестве и качестве товара. Возможно, прежде всего, необходимо отразить в договоре поставки ассортимент и количество. Не брать шаблонный образец, так как в нем как раз есть ссылка на заявку, которой вы не пользуетесь. В самой же накладной необходимо сделать ссылку на договор поставки, который вы заключили с контрагентом. Вот это двойное пересечение: ссылка в договоре на накладную и в накладной на договор, в совокупности с доверенностью, позволяет в суде по конкретной партии товара той или другой стороне выиграть. Нужно понимать: если ссылки на договор в накладной нет, то арбитражный суд сочтет это разовыми сделками купли-продажи. Следовательно, нельзя будет взыскать пени, прописанные в договоре и применить пункт ответственности сторон, так как из накладной не будет видно к какому договору именно она принадлежит. Обязательно проверяем наличие подписи на документе. Подписывает, как правило, не директор, а доверенное лицо. Следовательно, необходимо удостовериться, что доверенностью, особенно если она не типовой формы, когда предусмотрены паспортные данные доверенного лица, которое уполномочено покупателем на осуществление действий с товарно-материальными ценностями и имеет право подписи. Обязательно проверяем паспорт, а доверенность прикрепляем к нашему экземпляру накладной.

Кроме того, проанализировав судебную практику и деятельность наших клиентов, можем сказать, что согласование в спецификациях и заявках наименования, количества и комплектности товара необходимо описать в договоре. Есть ряд клиентов, которые согласовывают это в счетах-фактурах. Счет-фактура — это односторонний документ, и мы в глубине души считаем, что он существует только для расчета по НДС. Но судебная практика подтверждает, что если вы пользуетесь только счет-фактурой, то на ней должна быть отдельная приписка, что груз принят, поскольку ее формой это не предусмотрено. Также иногда без накладной передают по акту приема-передачи, но тогда такой порядок документооборота и товарооборота необходимо отразить в договоре. А в акте обязательно сделать ссылку на него.

Еще зачастую согласуют просто счетом. Чтобы иметь возможность такую ситуацию защитить в суде, необходимо иметь указание в договоре на правомерность этих действий.

В идеале основной договор поставки описывает весь порядок операций и формы документов.

Настоятельно рекомендую разрабатывать свой договор поставки, который будет отражать то, как в действительности у вас все организовано, четко и понятно регламентировать все процедуры. В идеале к нему главный бухгалтер разрабатывает и утверждает инструкцию для менеджеров, которые отгружают и принимают товар.    Естественно, с этими документами они должны быть ознакомлены, желательно под подпись.