Делопроизводство и документооборот на предприятии 

Делопроизводство и документооборот на предприятии 

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (кадровыми, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и пр.), основную или производственную деятельность (торговля, транспортное обслуживание, образование и т.д.).

Любая организация осуществляет информационный обмен с другими предприятиями и службами, получая различные документы (деловые письма, договора, протоколы, акты). Чтобы деятельность компании была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, создается система делопроизводства.

Определимся с терминами.

Под системой делопроизводства мы понимаем весь комплекс организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации в том числе: создание документов, получение или отправку, их обработку, хранение и использование.

Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной трудовой деятельности любого предприятия, даже если в нем один человек, недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам.

Обратите внимание:

Говорить о том, что в организации существует система делопроизводства, можно, в том случае, если:

  • между работниками организации распределены функции управления документами (создание, обработка, хранение и использование документов) и определена ответственность за их несоблюдение;
  • организован документооборот, т.е. движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения, отправки документа и/или передачи в дело на хранение;
  • налажена система регистрации (учета) документов (поступающих, внутренних, исходящих) и обеспечивается поиск документов;
  • исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии сих номенклатурой.

Последовательность действий при организации делопроизводства такова:

■ Шаг 1: – это назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. Назначение работников осуществляется приказом руководителя организации.

■ Шаг 2: разработка и утверждение инструкции по делопроизводству организации. Инструкция по делопроизводству является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается приказом руководителя организации и является обязательной для всех работников.

В настоящее время основным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по делопроизводству, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.

■ Шаг 3: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Эта система необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.

Из всего вышеперечисленного, мы можем сделать выводы о том, что делопроизводство играет не малую роль в организации деятельности любого предприятия.